| 企業名 | 株式会社A様 |
| 業種 | 医療機器メーカー |
| 課題 | 20年前に構築したAccessの顧客管理DBが老朽化・重大化し、事務方の二重入力も常態化 |
| 支援内容 | Webベース基幹システムの新規構築（顧客管理・スマホ入力・請求連動） |
課題：老朽化したAccessと、積み重なる手作業の負担
A様では、20年前に構築されたMicrosoft Accessのデータベースで顧客管理を行っていました。年月とともにデータ量が増加し、システムの動作は重くなる一方。操作に時間がかかるだけでなく、管理方法が属人化しており、担当者以外が扱えない状況になっていました。
さらに、営業が持ち帰った情報を事務スタッフが手入力し、その後また別のシステムへ同じ情報を転記するという「二重入力」の業務フローが常態化。毎日の繰り返し作業がスタッフの負担となっていました。
- 20年前に構築したAccessが重くて操作しづらい
- 管理方法が属人化し、担当者以外が扱えない
- 営業情報を事務スタッフが手入力（1回目）
- 別システムへの転記で同じ情報を再入力（2回目）
- 請求処理も別途手作業で対応
- Webシステムに刷新し、動作が軽快に
- 誰でも操作できる標準的なUI設計
- 営業マンがスマホから直接入力（現場で完結）
- 事務スタッフの入力作業が1回に集約
- 顧客管理と請求が自動連動し、請求業務を効率化
取り組み：「入力・管理・請求」を一気通貫でつなぐシステム設計
know thyselfは、現場へのヒアリングを通じて業務フロー全体を整理した上で、「営業 → 事務 → 請求」という流れを一本のシステムで完結させる設計を行いました。
1
業務フローの整理とシステム設計
営業・事務・経理の各担当者にヒアリングを実施し、現状の入力フローと重複箇所を洗い出し。Webシステムの全体設計に落とし込みました。
2
Webシステム構築・スマホ対応
ブラウザから利用できる顧客管理Webシステムを構築。スマートフォンにも対応し、外出中の営業マンが現場から直接情報を入力できる仕組みを整備しました。
3
請求システムとの連動
顧客管理データと請求処理を自動連動させ、顧客情報の入力が請求書作成に直結するフローを実現。転記作業を完全になくしました。
導入前後の変化
まとめ：業務の「つなぎ目」を設計することで、全体が変わる
本事例で重要だったのは、「システムを新しくする」だけでなく、「業務フローのつなぎ目を設計し直す」という視点です。二重入力が発生していた根本原因は、営業・事務・請求がそれぞれ別々に動いていたことにありました。
システムを一本化することで、情報は一度入力されるだけで全部門に流れる仕組みに変わりました。現場の負担を減らしながら、情報の精度と業務スピードも同時に向上しています。
know thyselfでは、老朽化したシステムのリプレイスや業務フロー全体の再設計を支援しています。まずはお気軽にご相談ください。
