| 組織名 | 一般社団法人Z様 |
| 業種 | 一般社団法人（非営利・社会活動） |
| 課題 | クラウドファンディングサイトの更新が毎回手作業で月30時間を消費 |
| 支援内容 | メール自動読取・スプレッドシート自動集計・HPリアルタイム連動 |
課題：毎回の手作業がスタッフの時間を奪い続けていた
Z様では、自社のクラウドファンディングサイトをすべて手作業で運用していました。支援者からメールが届くたびに内容を確認し、Excelに手入力して金額や進捗状況を手計算。その結果をもとにホームページを手動で更新するというフローを繰り返していました。
この一連の作業が毎月30時間以上を占めており、本来注力すべき活動に時間を割けない状況が続いていました。また、手入力に起因するミスのリスクも常につきまとっていました。
- メールを一件ずつ手動で確認・読み取り
- Excelに手入力して金額・件数を集計
- 進捗状況を手で計算してホームページへ転記
- 毎月30時間以上を更新作業に消費
- 手入力ミスによる誤情報掲載のリスク
- メールを自動で読み取り、データを自動抽出
- スプレッドシートへ自動入力・自動集計
- 進捗状況・金額をホームページにリアルタイム反映
- 更新作業の時間がゼロに
- 入力ミスが構造的に発生しない仕組みへ
取り組み：「受け取る→集計する→公開する」を一気通貫で自動化
know thyselfは、業務フロー全体を「メール受信 → データ集計 → サイト更新」という3つのステップに分解し、それぞれを自動化・連携させる仕組みを設計しました。
1
メール自動読取の設定
支援者から届くメールを自動的に読み取り、必要な情報（氏名・金額・日付など）を構造化データとして抽出する仕組みを構築しました。
2
スプレッドシートへの自動集計
抽出したデータをGoogleスプレッドシートへ自動入力。進捗状況・累計金額・達成率などをシート内部で自動計算する数式・スクリプトを整備しました。
3
ホームページとのリアルタイム連動
スプレッドシートのデータとホームページを連動させ、金額・進捗状況が自動で更新されるように設定。担当者が何もしなくても常に最新の情報が公開されます。
導入前後の変化
まとめ：仕組みが「働く」ことで、人が本来の活動に集中できる
本事例の核心は、「人がやらなくていい作業を仕組みに任せる」という発想です。メールの読取・集計・公開という繰り返し業務は、自動化の恩恵を最も受けやすい領域です。
毎月30時間という数字は小さく見えるかもしれませんが、年間では360時間。担当者が解放されたこの時間を、Z様では本来の活動推進に充てることができるようになりました。
know thyselfでは、同様のルーティン業務を抱える団体・企業様への自動化支援を行っています。まずはお気軽にご相談ください。
